Dossier de l expedition

Le " dossier de liaison et de sécurité "

Les différents contacts (points de liaison, responsable du camp de base, familles etc.)

doivent disposer d'un dossier qui doit être, autant que possible, le même pour tous,

afin de faciliter les liaisons et l'action, notamment en situation d'urgence. Un classeur

à pochettes plastiques transparentes sera bien adapté à cet usage.

Les premières pages seront consacrées aux procédures d'urgence en cas de déclenchement de

la balise de détresse. Elles mentionneront notamment les coordonnées des personnes

qui doivent être prévenues.

D'une façon générale, le dossier comprendra :

- Un sommaire.

- Les procédures de détresse avec les contacts pour le déclenchement des recherches (vérifier
préalablement la permanence des téléphones sensés fonctionner 24h/24 en les appelant) et la

copie des informations données à l'organisation Sarsat-Cospas (voir exemple).

- Les copies des documents d'assurances avec les numéros de téléphone à appeler en cas de

besoin, et les précisions sur la couverture " recherche-sauvetage ".

- Les modes de signalement d'une urgence par les membres de l'expédition (signaux...) et la

description et la couleur des équipements visibles d'avion (tente, pulkas, vêtements).

- Les procédures normales de liaisons radios (voir exemple)

- Le matériel d'urgence et de sécurité emporté, y compris le contenu détaillé de la pharmacie.

- La procédure à suivre en cas d'absence de liaison radio.

- Les codes ARGOS, en cas d'utilisation d'une telle balise.

- Les coordonnées personnelles et familiales des participants.

- Les coordonnées de la personne responsable, au " camp de base ", des contacts avec

l'expédition, avec les procédures de liaison correspondantes (fréquence, horaire,

cas de non-contact...).

- Les coordonnées de la personne responsable dans le pays d'origine des participants,

avec les procédures de liaison.

- Les coordonnées des personnes à tenir informées du déroulement de l'expédition, avec la

fréquence et la forme des contacts.

- Un schéma d'organisation des liaisons entre ces correspondants.

- Les coordonnées du point de contact pour les billets d'avion et les détails des horaires
correspondants.

- Les coordonnées des représentations diplomatiques et les autres adresses utiles.

- La copie des cartes géographiques avec l'itinéraire prévu.

- Les informations à transmettre aux membres de l'expédition (tels la météo,

l'état des glaces …) et leur mode d'acquisition (par exemple les adresses Internet

permettant d'obtenir des prévisions météorologiques).

Pour les contacts, indiquer tous les modes possibles de liaison : téléphone, fax, portable,

pager, e mail.

Au-delà de cette partie commune, chaque dossier pourra comprendre, en seconde partie

(pages de couleur) des consignes ou indications personnalisées.